Au moment où les entreprises encadrent de manière claire et détaillée leur politique de voyage sur les trains, les avions ou encore à l’hôtel, il faut dire que les règles liées aux notes de frais apparaissent beaucoup plus floues. Or, il faut dire que ces dépenses peuvent constituer jusqu’à 60 % du coût total des voyages (transport + hôtel). Dès lors, la gestion et l’optimisation des notes de frais seraient une source très importante d’économies, surtout si l’on sait qu’il existe aujourd’hui des solutions très performantes. Zoom sur cet aspect qu’il ne faudrait pas négliger.
Une gestion de plus en plus optimisée
Aujourd’hui, les entreprises peuvent se targuer d’avoir une gestion optimale de leurs notes de frais. En effet, seuls 11% d’entre elles disposent d’un outil travel & expense. D’ailleurs, d’après une récente étude de KDS, environ 73% des répondants saisissent encore les notes de frais via Excel. Du coup, entre manque de visibilité, faible contrôle, réconciliation chronophage, abus potentiel, absence de reporting, récupération de TVA et cout de traitement, il est temps de mettre en place une solution permettant à la fois un meilleur et beaucoup plus de facilité dans la gestion des notes de frais.
Plusieurs solutions performantes
Il existe plusieurs solutions performantes permettant d’automatiser l’ensemble des étapes du process. Ce qui va permettre d’éviter les saisies manuelles d’un exemple de note de frais sur Excel tout en limitant les risques d’erreur. À titre d’exemple, il y’a désormais la possibilité pour le voyageur de rapatrier son reçu photographié directement dans le module expense ou encore la réconciliation automatique entre les frais et les données carte. Il existe d’autres fonctionnalités permettant d’apporter un gain de temps considérable aux voyageurs et autres comptables tout en facilitant un meilleur contrôle de la dépense. De plus, il permet de faciliter une utilisation couplée à un remboursement plus rapide et va contribuer à une forte adhésion.
Une grande opportunité
Que ce soit au niveau de l’optimisation des process ou au niveau du potentiel des économies dans un contexte de voyage d’affaires, il s’agit d’une belle opportunité. En ce qui concerne les impacts indirects, le gain de temps sur le traitement des notes de frais est de 50% au moment où KDS table sur un chiffre de 25%. À cela, nous pouvons ajouter une meilleure estimation du cout global du déplacement et la mise en place d’une politique adaptée. En ce qui concerne les impacts directs, la refonte des politiques de notes de frais permet de récupérer des centaines de milliers d’euros par an.
