Dans la gestion de leurs activités commerciales, les entreprises ont maintenant plusieurs possibilités pour bien exercer leurs tâches. En effet, d’aucuns avaient toutes les difficultés du monde pour saisir les données et créer des valeurs prédéfinies. Avec Excel 2010, elles peuvent désormais exécuter ce travail en toute facilité et se mettre à l’abri des éventuelles erreurs. Il existe même des sites spécialisés qui leur permettent de comprendre la démarche et de classifier les produits et les clients de façon professionnelle.
Une manière de classifier les données selon leur taille
Ce qui est intéressant dans la création d’une liste déroulante est que les données peuvent être saisies en fonction de leur taille. Ce qui veut dire que, quel que soit le caractère de vos activités, vous allez avoir des solutions adaptées qui vous permettront d’optimiser votre qualité de gestion. Si par exemple l’utilisateur a une liste très petite, il va tout simplement avoir recours à la saisie directe. Si par exemple il a une grande quantité de données à saisir, il existe un outil appelé « source externe » qui lui permettra de se simplifier la tâche. Vous pourrez même créer une infobulle au niveau de la liste déroulante sur Excel 2010 pour donner des directives aux autres utilisateurs.
Sécuriser vos données
L’une des difficultés que les structures rencontrent très souvent est le manque de sécurité par rapport à la conservation de leurs données. En général, certains utilisateurs ont la possibilité d’effectuer des modifications qui ne sont pas conformes aux valeurs réelles. Avec la création des listes déroulantes sur Excel, vous aurez le privilège d’éviter ce genre de chose. Vous pourrez sécuriser tous les éléments afin que personne ne puisse y entrer des données invalides. Ainsi, à chaque fois que quelqu’un tente de saisir une valeur non conforme, un message d’erreur va s’afficher. Vous avez aussi la possibilité de lui indiquer la nouvelle valeur pour qu’il puisse y apporter des modifications.
Des possibilités de mise à jour
Dans une entreprise, les données ne sont pas toujours permanentes. Chaque année, on est obligé d’apporter quelques changements pour parfaire le système ou changer certains éléments qui ne sont plus utiles. En créant une liste déroulante sur Excel 2010, vous pourrez à n’importe quel moment effectuer des mises à jour. Vous aurez la possibilité de faire des modifications, supprimer des données et remplacer des éléments. En plus, la démarche est très simple, car vous allez seulement passer par la méthode adoptée pendant la création de vos listes. N’oubliez pas aussi de suivre un guide de création pour ne pas vous tromper dans la définition des sources.